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人事檔案
人事檔案
人事檔案是企業員工信息的載體，是企業全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據，是促進人才合理流動、合理配置和合理使用，保證人才隊伍素質的重要措施。因此人事檔案的準確、齊全、完整對企業和個人都有著不可替代的意義。隨著企業不斷的發展，員工持續增多，如何高效的管理人事檔案、合同、離職、獎懲、調轉等都已成為企業一直急需解決的問題，為此華天OA根據大量的需求調研以及同諸多資深HR管理者的溝通交流，研發出人事檔案管理模塊，為企業提供功能強大、簡單易用的管理平臺。
常見問題
在過去的人事檔案中主要存在的現象和問題是：
1、無人事檔案創建和查找的統一平臺，仍保留原來紙質檔案的存儲形式，信息不全面，查找不方便。
2、無法自動檢索未簽訂合同的員工；無法對合同到期前、轉正前和證書到期前的信息進行提醒；對于已經到期的合同，續簽和變更不方便。
3、員工調轉部門或崗位手續繁瑣，并且無變更記錄的留痕查看；員工的獎懲情況無明確記錄，無法為日后的工作評估提供有效信息。
4、無法自動統計員工離職后還有哪些待辦的工作數據；無法記錄員工離職的原因、類型、去向等為人事自我總結提供便利；離職后的人員無法實現重新入職，入職后人事檔案還需二次錄入。
5、系統無法根據部門信息內容自動生成組織架構圖，仍需人事人工制作架構圖。
6、無法根據系統中的各項數據錄入自動生成多維度的統計報表，以減少HR人員大量的統計工作。
7、無法根據實際情況靈活定義字段，致使人事檔案信息內容固定，所需字段無法添加。
8、無法實現人事檔案管理權限的劃分，使所有層級的查看者均能查看和修改相同內容。
9、無法與審批流形成聯動，如離職、入職、轉正申請無法在審批通過后自動記錄到人事系統中。
功能描述
人事檔案管理模塊利用網絡環境，通過建立詳細的企業人員檔案信息，合同信息，獎懲信息等，對企業的人力資源進行比較全面的管理，包括入職離職，人事合同，調職轉崗，員工獎懲等一系列管理工作。能夠進行合同到期提醒，具有詳盡的多維度的人力資源報表管理，可以實時進行企業人員組成結構，人員職位，崗位分布比等查詢。加強了人事檔案的分級管理，為企業的經營決策，人員成本控制等提供科學的依據。
功能組件概覽
常用功能介紹
人事信息
人事信息中可新建人事檔案，其中包含基本信息、學習經歷、工作經歷、職稱信息、職業證書、社會關系、證件副本、兼職崗位等內容；并可對已有的員工簽訂合同，設定合同的類型、編號、有效期、是否簽訂培訓協議、有無固定期限合同等內容；對于某一個或多個員工還可實現批量調轉部門和崗位；對于離職員工可在人事信息中給予離職，記錄離職的辦理人、最后工作日、辦理日期、離職類型、離職去向、離職原因等，并對離職后的數據處理情況進行確認；可記錄員工的獎懲情況，如授予單位、獎懲名目、獎懲日期、獎懲金額、獎懲原因等內容；可上傳員工手冊、對人事檔案信息進行批量導入和導出，設置允許查看的列表字段；并且能將人事檔案中的信息導出Word版本的人事檔案文件等。
人事合同
人事合同中默認顯示所有簽訂過合同的員工信息，此處可通過姓名、工號、合同類型、合同編號、失效期等條件進行檢索；通過“未簽合同員工”可查看到系統中所有未簽訂合同的人員，并對其簽訂合同；對于已經到期的合同可進行續簽，每次續簽均會生成續簽記錄；人事管理員還可根據需要設置合同到期前、員工轉正前和證書到期前的提醒和具體提醒的人員；同時支持人事合同的導入和導出。
變更信息
在人事信息中更改過的內容均會生成變更記錄，可在變更信息中查看。
離職信息
企業的離職人員均會在離職信息中顯示，通過勾選某離職人員可查看其離職后數據的處理情況，并進行確認；對于離職后又入職的員工，可重新入職，入職后直接跳轉到人事檔案畫面，給予新的部門和職位后保存即可，無需重復錄入人員檔案信息；如企業有多位離職人員，也可批量導入離職人員信息，進行離職處理，同時離職人員的信息也支持導出。
獎懲記錄
人事管理員可在人事信息中記錄員工的獎懲情況，也可在獎懲記錄中記錄某員工的獎懲情況；企業內人員的獎懲信息均會在獎懲記錄下顯示，可通過獎懲區分、獎懲名目、日期范圍進行檢索查詢。
即將退休人員信息
在即將退休人員信息中，可以通過右上角距離退休時間篩選出一個月、半年、一年內即將退休人員信息。
退休人員信息
在退休人員信息中，可以查看到退休人員的相關信息，并支持用姓名、工號、部門、崗位、最后工作日和辦理日期進行聯合檢索查詢。
人員簡歷
在人員簡歷畫面可以展示出人事信息的相關內容并支持進行人員簡歷頁簽設置和導出；并且與培訓管理、資質管理、項目管理相關聯，相關數據會自動展示在人員簡歷中。
組織架構圖
系統根據部門信息的錄入會自動生成組織架構圖，此圖可根據任一部門進行收縮和展開顯示，調整至需要的架構圖后，生成圖片文件，其文件會在門戶的組織架構標簽中顯示。
HR報表
系統根據人事檔案信息的錄入內容，自動生成16個HR報表，供人事統計和分析。報表管理中的所有記錄均可導出為Excel文件，支持按照時間、人員、部門、崗位等多維度進行數據篩選。
人事類單據使用
系統默認提供入職申請單、離職審批單、轉正申請單三張單據與人事檔案模塊關聯。其申請時可通過姓名輸入，自動調出此人在人事檔案中的其他字段，經審批通過后其數據內容會記錄到人事檔案中。
優勢與價值
1.
信息全面，錄入便捷
人事檔案的信息包含企業所需的各項信息，其信息內容全面，錄入時可保存每次錄入的數據，方便下次提醒使用。
2.
合同簽訂，提前提醒
對于未簽訂合同的員工、續簽、合同變更等都會在系統中進行相應的處理，并可在合同到期前、轉正前、證書到期前設置提醒，方便告知人事管理員、相應的上級領導和指定人員，讓其提前做好準備工作，避免遺忘。
3.
調轉獎懲，方便可查
員工的調轉、獎懲均會在人事檔案中進行相應的記錄，方便HR人員查找查看，為此人的綜合考評提供數據支持。
4.
離職記錄，數據處理
人員離職后可記錄離職的相關信息，通過信息形成統計表，方便HR人員了解企業人員離職情況，分析原因，做出改進；系統還為離職人員進行相關數據的統計，方便人事查看此人的待辦數據情況和物品交接情況，及時有效的完成離職處理工作；對離職人員支持重新入職，保留人事檔案，減輕二次錄入的工作。
5.
自動生成架構圖片
系統根據部門信息自動生成組織架構圖，減輕HR人員制作組織架構圖的工作。通過將調整后的架構圖發布到門戶頁簽顯示，可方便告知全員的組織架構信息。
6.
多維報表，全面覆蓋
系統中提供16種詳盡實用的HR統計報表，覆蓋了人事管理絕大部分的關注點，方便企業通過這些報表制定企業發展計劃，控制人力成本，優化人員結構配置。
7.
靈活字段，完善信息
企業可根據自己的實際需要設置人事檔案字段，無需進行二次開發，減少后續費用；自定義字段同系統字段一樣支持讀寫權限、變更留痕等處理，使人事字段使用更加靈活，人事檔案信息更加完善。
8.
權限管控，強大安全
人事檔案根據用戶的角色和權限不同，分層級進行管理。通過對不同權限組的讀寫權限控制和適用范圍的設定，將繁重的人事管理工作無縫分解到各個分工不同的人員手中，即獨立了各自操作，保證數據安全，又能實現信息的完整統一。
9.
審批聯動，使用便利
華天的OA系統作為一個整體，將系統預置的人事類單據與人事檔案模塊的數據實現了聯動，既可以從人事檔案中提取相應數據到審批單上顯示，又可以實現審批單審批通過后，其內容記錄在人事檔案中，方便用戶操作，使用簡單便捷。